วันพุธ, 23 กันยายน 2563

กินกบตัวนั้นซะ! เทคนิคเลิกผัดวันประกันพรุ่ง

08 ธ.ค. 2019
231

คุณเป็นเหมือนกันไหม? มีสิ่งที่ต้องทำในชีวิตมากเกินไป แต่มีเวลาน้อยเกินไป ตอนที่พยายามดิ้นรนทำทุกอย่างให้ลุล่วง งานใหม่ ๆ ก็ประดังเข้ามาเป็นสึนามิ งานบางอย่างเลยเสร็จช้า หรืออาจถึงขั้นเสียงานไปเลยก็ได้

ผู้เขียนเปรียบเทียบงานเป็นกบ

กฏข้อ 1 คือ “ถ้าคุณต้องกินกบ 2 ตัว ให้เลือกกินตัวที่น่าเกลียดที่สุดก่อน”

หมายถึงถ้าคุณมีงานสำคัญรออยู่ 2 อย่าง ให้เลือกทำงานที่ใหญ่ ยาก และสำคัญที่สุดก่อน

กฏข้อที่ 2 “หากคุณต้องกินกบเป็น ๆ ไม่มีประโยชน์อะไรที่จะนั่งจ้องมันนาน ๆ”

หมายถึงให้ลงมือทำงานทันที เอาล่ะ! เรามาดูกันว่า 21 เคล็บลับในการบริหารเวลาขั้นเทพ นั้นมีอะไรบ้าง

1 – จัดโต๊ะ

การจัดโต๊ะที่ว่านี้ไม่ได้หมายถึงจัดโต๊ะทำงาน แต่หมายถึงจัดภาพให้หัวให้เป็นระเบียบและชัดเจน เพราะยิ่งเรามีความชัดเจนกับสิ่งที่ต้องการจะทำ เราจะเลิกผัดวันประกันพรุ่ง แล้วลงมือทำงานตรงหน้าให้สำเร็จลุล่วง

การผัดวันประกันพรุ่ง สาเหตุหลักมาจากความคลุมเครือ ความสับสน ความกำกวมว่าตัวเองกำลังพยายามทำอะไร ทำไปเพื่ออะไร ฉะนั้นถ้าไม่อยากผัดวันประกันพรุ่ง เราต้องทำให้เป้าหมายมีความชัดเจนขึ้นมาก่อน

มีสูตรอยู่ 7 ขั้นตอนในการนำไปใช้กำหนดเป้าหมาย จะเป็นเป้าหมายเรื่องงาน การออกกำลังการ การเรียน หรือเรื่องอะไรก็ได้

– 1 ตัดสินใจให้ชัดว่าคุณต้องการอะไร ซึ่งอาจจะตัดสินใจเอง หรือปรึกษากับหัวหน้าได้ เกี่ยวกับเป้าหมายและจุดประสงค์ของคุณ เพื่อที่จะเดินไปสู่ความเจริญก้าวหน้าได้ถูก อย่าก้มหน้าก้มตาทำงานที่ไม่ค่อยมีค่าไปวัน ๆ | สตีเฟน โคเวย์ กล่าวว่า “ก่อนที่คุณจะไต่บันไดแห่งความสำเร็จขึ้นไป จงแน่ใจเสียก่อนว่าบันไดนั้นพาดไปยังฝั่งที่ถูกต้อง”

– 2 เขียนมันออกมา เมื่อรู้เป้าหมายแล้วให้เขียนลงกระดาษให้ชัดเจนและจับต้องได้ เพราะเป้าหมายที่ไม่ได้เขียนออกมาจะเป็นเพียงความฝันและจินตนาการที่ไร้พลัง รังแต่จะสร้างความสับสน พาคุณหลงทางเอาได้

– 3 กำหนดเดดไลน์ ถ้าเป้าหมายของคุณไม่มีจุดเริ่มต้นและสิ้นสุด คุณก็จะผัดวันประกันพรุ่ง และทำอะไรไม่เสร็จเลยสักอย่าง

– 4 ระบุสิ่งที่ต้องทำเป็นข้อ ๆ เมื่อนึกอะไรใหม่ ๆ ออก ก็ทะยอยเขียนลงไป คุณจะได้เห็นภาพรวมของสิ่งที่ต้องทำ ได้มีเส้นทางให้ก้าวเดินไปข้างหน้า

– 5 วาดมายแมปปิ้ง นำสิ่งที่ต้องทำที่เขียนไว้เมื่อข้อที่แล้วมาเขียนเป็น มายแมปปิ้ง ว่าต้องทำอะไรก่อนหลัง อะไรต้องทำทันที อะไรเก็บไว้ทำทีหลังได้ เมื่อเราชำแหละมันให้เป็นงานชิ้นเล็กชิ้นน้อย ก็จะเห็นว่าการบรรลุเป้าหมายนั้นง่ายแค่ไหน

– 6 ลงมือทำทันที ทำอะไรสักอย่างก็ได้ เพราะการลงมือทำถือเป็นหัวใจสำคัญ

– 7 ตั้งใจแน่วแน่ว่าจะทำอะไรสักอย่างทุกวัน ทำให้เป็นกิจวัตร เช่น กำหนดจำนวนหน้าของหนังสือที่จะอ่านในแต่ละวัน จำนวนลูกค้าที่จะโทรหา จำนวนชั่วโมงการออกกำลังกาย จำนวนคำศัพท์ภาษาใหม่ ๆ ที่จะท่อง

การมีเป้าหมายเป็นลายลักษณ์อักษรจะจูงใจและปลุกเร้าให้คุณลงมือทำ และกำจัดการผัดวันประกันพรุ่งได้

2 – วางแผนแต่ละวันเอาไว้ล่วงหน้า

การรู้จักวางแผนให้ดีก่อนลงมือทำ คือตัวชี้วัดความสามารถของคุณ หากคุณมีแผนที่ดีและเริ่มลงมือทำ คุณก็จะพุ่งทะยานไปข้างหน้าได้ง่ายขึ้น

ขั้นแรกคุณควรทำรายการหลักที่รวบรวมทุกอย่างที่คุณอยากทำในอนาคต บันทึกทุกอย่างที่นึกออกลงไป

ขั้นสองทำรายการประจำเดือน ซึ่งควรทำตอนปลายเดือนเพื่อวางแผนสำหรับเดือนถัดไป โดยอาจย้ายงานจากรายการหลักมาใส่ก็ได้

ขั้นสามทำรายการประจำสัปดาห์ ซึ่งควรทำตอนปลายสัปดาห์เพื่อวางแผนสำหรับสัปดาห์ถัดไป

ขั้นสุดท้ายให้ย้ายงานจากรายการประจำเดือนและประจำสัปดาห์ มาใส่ในรายการประจำวันที่คุณต้องทำให้เสร็จในวันถัดไป เมื่อหมดวันให้ขีดฆ่างานที่เสร็จ จะช่วยให้เห็นความสำเร็จได้ชัดเจนขึ้น และทำให้คุณรู้สึกดีต่อตัวเอง หากมีงานที่ยังไม่เสร็จให้ใส่รวมไปในรายการประจำสันของวันพรุ่งนี้

3 – ใช้กฏ 80/20 กับทุกเรื่อง

ข้อนี้เป็นเรื่องของการจัดลำดับความสำคัญของงาน ถ้าเรามีงานต้องทำสิบอย่าง แต่ละอย่างใช้เวลาทำเท่า ๆ กัน มันจะมีงานแค่ 1 หรือ 2 อย่างเท่านั้นที่มีประโยชน์มากกว่างานอื่น ๆ 5-10 เท่า ให้เราเริ่มทำงานพวกนี้ก่อน

4 – คำนึงถึงผลลัพธ์ที่ตามมา

การคิดในระยะยาว ช่วยให้ตัดสินในระยะสั้นได้ดีขึ้น เพราะสิ่งสำคัญจะก่อให้เกิดผลลัพธ์ในระยะยาว ส่วนสิ่งไม่สำคัญแทบจะไม่ก่อให้เกิดผลกระทบในระยะยาวเลย ดังนั้นก่อนเริ่มทำงานให้ถามตัวเองก่อนว่า “อะไรคือผลกระทบที่จะเกิดขึ้นจากการทำหรือไม่ทำงานนี้”

จุดมุ่งหมายในอนาคตกำหนดการกระทำในปัจจุบัน ยิ่งจุดมุ่งหมายในอนาคตคุณชัดเจนมากเท่าไหร่ คุณยิ่งเห็นสิ่งที่ต้องทำในปัจจุบันมากเท่านั้น เพื่อให้สอดคล้องกับสิ่งที่คุณอยากให้เกิดขึ้นจริง ๆ ในอนาคต

ถ้ามีงานไหนที่น่าจะก่อให้เกิดผลกระทบในแง่บวกให้จัดลำดับความสำคัญไว้สูงสุดแล้วลงมือทำทันที และถ้ามีงานไหนที่น่าจะก่อให้เกิดผลกระทบในแง่ลบหากไม่รีบทำให้เสร็จ ให้จัดลำดับความสำคัญไว้สูงสุดเช่นกัน

5 – ฝึกผัดวันประกันพรุ่งอย่างสร้างสรรค์

เราไม่มีทางทำงานทุกอย่างให้เสร็จได้ทั้งหมด เราต้องผัดวันประกันพรุ่งอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ จงผัดผ่อนงานที่ไม่สำคัญและไม่ได้ส่งผลอะไรต่อชีวิตออกไปก่อน หรือไม่ก็จ้าง มอบหมายให้คนอื่นทำแทน หรือกำจัดมันทิ้งไปเลยได้ยิ่งดี

และเราควรรู้ว่างานอะไรที่พุ่งเข้ามาหานั้นสำคัญบ้าง ให้ปฏิเสธกับงานที่ไม่สำคัญไปเลย อย่างนุ่มนวลแต่หนักแน่น เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาให้ความสนใจกับมัน

6 – หมั่นใช้เทคนิค ABCD อยู่เสมอ

หยิบแผนประจำวันของวันพรุ่งนี้ของคุณขึ้นมา แล้วเติมตัวอักษร A, B, C, D และ E ต่อท้ายแต่ละข้อ

A คืองานสำคัญสุด ๆ ที่หากคุณทำเสร็จหรือไม่เสร็จจะเกิดผลกระทบในแง่บวกหรือแง่ลบอย่างรุนแรง เป็นงานที่มีแต่คุณเท่านั้นที่ทำได้ เช่น ไปหาลูกค้าคนสำคัญ เขียนรายงานที่จะใช้ประชุมในครั้งหน้า ถ้างานกลุ่มนี้มีมากกว่า 1 ข้อ ให้เติมตัวเลยต่อท้ายเป็น A-1, A-2, A-3 โดยงาน A-1 สำคัญที่สุด

B คืองานที่คุณควรทำ เพราะมันส่งผลกระทบในแง่บวกหรือลบพอสมควร หากคุณไม่ทำงานนี้อาจมีใครบางคนไม่สบายใจขึ้นมา เช่น โทรกลับไปหาคนที่ฝากข้อความโทรกลับไว้ หรือเช็กอีเมล โดยมีกฏอยู่ว่า อย่าคิดที่จะทำงาน B ถ้างาน A ยังค้างอยู่

C คืองานที่ถ้าได้ทำก็น่าจะดี เป็นงานที่ไม่ว่าคุณจะทำหรือไม่ทำก็ไม่ส่งผลอะไร เช่น กินข้าวกับเพื่อนร่วมงาน โทรหาเพื่อน

D คืองานที่มอบหมายให้คนอื่นทำแทนได้ โดยคุณควรมอบหมายงานที่คนอื่นสามารถทำแทนได้ออกไปให้หมด จะได้มีเวลาเต็มที่กับงาน A

E คืองานที่คุณกำจัดทิ้งได้ มันงานเป็นงานที่ครั้งหนึ่งเคยสำคัญ แต่ตอนนี้ไม่ใช่อีกต่อไปแล้ว

7 – ให้ความสำคัญกับหน้าที่หลัก

เราควรถามตัวเองอยู่เสมอว่า “ทำไมบริษัทถึงจ้างฉัน” เพราะหากเราไม่กระจ่างในคำถามนี้ ก็ยากที่จะแสดงผลงานที่ยอดเยี่ยมออกมาเพื่อให้ได้รับตำแหน่งที่สูงขึ้น เงินเดือนที่เพิ่มขึ้น

ในการทพงานเราจะใช้ทักษะ 5-7 อย่าง ให้คุณเขียนทักษะที่คุณใช้ทำงานออกมา แล้วให้คะแนนตัวเองจาก 1-10 เพื่อหาจุดอ่อนและจุดแข็งของคุณ ซึ่งแม้ว่าคุณจะมีทักษะที่ดีถึง 6 ใน 7 อย่าง แต่ทักษะเพียงทักษะเดียวก็สามารถเป็นตัวถ่วงความเจริญได้

ทุดคนล้วนมีทั้งจุดอ่อนและจุดแข็ง แต่หลายคนมักเบือนหน้าหนีงานที่ตัวเองทำได้ไม่ดี สถานการณ์จึงแย่ไปกันใหญ่ ในทางกลับกันหากเราปรับปรุงทักษะที่เป็นจุดอ่อนให้ดีขึ้น เรายิ่งมีแรงจูงใจในการทำงานมากขึ้น ยิ่งผัดวันประกันพรุ่งน้อยลง

8 – ประยุกต์ใช้กฏทองสามประการ

โดยปกติแล้วเราจะมีงานหลัก ๆ ที่ทำให้กับบริษัทหรือองค์กรแค่สามอย่างเท่านั้น ให้คุณหยิบกระดาษขึ้นมาแล้วเขียนตอบคำถามที่ว่า “ถ้าเลือกทำงานได้เพียงอย่างเดียว งานไหนที่เราทำแล้วเกิดประโยชน์ต่อบริษัทมากเป็นอันดับหนึ่ง”

เสร็จแล้วเขียนตอบงานที่เกิดประโยชน์มากเป็นอันดับสองและสาม ผู้เขียนบอกไว้ว่างานทั้ง 3 ข้อนี้คืองานที่ทำประโยชน์ให้แก่บริษัทได้มากถึง 90% เลยทีเดียว ให้คุณทุ่มเทเวลาให้ทั้ง 3 งานนี้ แล้วมอบหมายงานอื่นให้คนอื่นทำ หรือโยนมันทิ้งไปได้เลย

9 – เตรียมการอย่างรอบคอบก่อนเริ่มงาน

วิธียอดเยี่ยมที่สุดในการเอาชนะนิสัยผัดวันประกันพรุ่งแบะใช้เวลาน้อยลงคือ ตระเตรียมทุกสิ่งที่ตำเป็นก่อนเริ่มงาน ทำอย่างนี้แล้วคุณก็เหมือนพลแม่นปืนที่พร้อมลั่นไก

โดยเริ่มจากเก็บกวาดโต๊ะหรือพื้นที่ทำงานให้โล่ง เหลือเพียงงานชิ้นเดียววางอยู่ตรงหน้า จากนั้นรวบรวมข้อมูล วัตถุดิบที่จำเป็นต่อการทำงานมาไว้ใกล้ ๆ มือ และเตรียมเครื่องเขียนให้พร้อม

เมื่อทุกสิ่งถูกตระเตรียมไว้อย่างเป็นระเบียบ คุณก็มีแนวโน้มจะทำงานได้อย่างฉลุยมากขึ้น

10 – จับตามองถังน้ำมันทีละถัง

ผู้เขียนยกตัวอย่างการเดินทางข้ามทะเลทรายสะฮารา ซึ่งเป็นทะเลทรายที่เวิ้งว้าง ไม่มีจุดสังเกต วิธีรับมือคือการวางถังน้ำมันสีดำขนาด 55 แกลลอน ไว้ทุก ๆ 5 กิโลเมตร ซึ่งเป็นระยะจากจุดที่เรายืนอยู่แล้วเห็นเส้นขอบฟ้า ในตอนกลางวันเราจะเห็นถังน้ำมัน 2 ถังด้วยกันคือ ถังที่เพิ่งผ่านมาและถังที่อยู่ข้างหน้า สิ่งที่เราต้องทำคือมองหาถังน้ำมันถังต่อไป

ในการทำงานก็เหมือนกัน เมื่อเราหั่นงานชิ้นใหญ่ออกเป็นชิ้นย่อยแล้ว เราก็เพียงทำงานไปทีละขั้นตอนจนกว่างานจะสำเร็จ

11 – พัฒนาทักษะสำคัญ ๆ ของคุณให้ดีขึ้น

การปรับปรุงและพัฒนาทักษะถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่สำคัญที่สุดก็ว่าได้ เหมือนคุณกินกบชนิดใดชนิดหนึ่งได้เก่งเท่าไหร่ คุณยิ่งจะคว้ามันเข้าปากได้โดยไม่รีรอ

การผัดวันประกันพรุ่งเกิดจากการรู้สึกต่ำต้อย ไม่มั่นใจ รู้สึกบกพร่อง จึงหมดไฟและไม่อยากทำงานที่อยู่ตรงหน้า แต่ยิ่งคุณพัฒนาตัวเองจนทำงานสำคัญได้เก่งขึ้น คุณยิ่งมีแรงจูงใจให้ลงมือทำมากขึ้น

โดยคุณควรอ่านหนังสือที่เกิดประโยชน์ต่อสาขาอาชีพของคุณอย่างน้อยวันละ 1 ชั่วโมง สมัครเข้าหลักสูตรอบรมหรือสัมมนาเกี่ยวกับทักษะที่สำคัญสำหรับคุณ ฟังซีดี(หรือพอดแคส)ให้ความรู้ระหว่างขับรถหรือเดินทาง

12 – มองหาข้อจำกัดของคุณ

ระหว่างจุดที่คุณอยู่ในตอนนี้กับเป้าหมายที่ต้องการไปให้ถึง มักมีข้อจำกัดบางอย่างขัดขวางอยู่ ซึ่งมันอาจจะเป็นคุณสมบัติ ความสามารถ นิสัย หรือวินัยของคุณ หรือไม่อาจจะเป็นเพื่อนร่วมงาน หัวหน้า หรือองค์กรที่เป็นข้อจำกัดเสียเอง

จงสำรวจตัวเอง เพื่อนร่วมงาน หัวหน้า และองค์กรอย่างตรงไปตรงมาเพื่อหาข้อจำกัดที่ฉุดรั้งไม่ให้คุณไปถึงเป้าหมาย หามันให้เจอแล้วรรบกำจัดมันไปให้เร็วที่สุด

13 – สร้างแรงกดดันให้ตัวเอง

คนทั่วไปหวังให้ใครสักคนผ่านเข้ามา เพื่อช่วยกระตุ้นให้พวกเขาเป็นคนในแบบที่ฝันอยากเป็น แต่ปัญหาคือไม่มีใครผ่านมาเนี่ยสิ เหมือนรอรถเมล์อยู่ริมถนนที่ไม่มีรถเมลวิ่ง

แต่มีคนจำนวนหนึ่งที่สามารถลงมือทำเองได้โดยไม่ต้องคอยใครมาสั่ง เราเรียกคนกลุ่มนี้ว่า “ผู้นำ” คุณควรตั้งเป้าหมายว่าจะต้องเป็นหนึ่งในคนกลุ่มนี้ โดยการมองตัวเองในฐานะไอดอลให้คนอื่น ตั้งมาตรฐานให้สูงเข้าไว้ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องานหรือพฤติกรรม กดดันตัวเองสักหน่อยโดยการทำงานเร็วขึ้นอีกนิด ทำงานหนักขึ้นอีกหน่อย แล้วคุณจะรู้สึกดีกับตัวเองตอนที่ได้ทำงานอย่างสุดความสามารถ

หนึ่งในวิธีเอาชนะการผัดวันประกันพรุ่งคือ การสร้างเดดไลน์หลอก ๆ ขึ้นมา ให้สมมุติว่าคุณมีเวลาทำงานชิ้นสำคัญเพียงแค่วันเดียวเท่านั้น การสร้างแรงกดดันให้ตัวเองเป็นการรีดประสิทธิภาพในการทำงานของคุณออกมา และสร้างนิสัยการทำงานเสร็จอย่างรวดเร็วให้ติดตัวคุณไปตลอดชีวิต

14 – กระตุ้นตัวเองให้ลงมือทำ

ข้อนี้ผู้เขียนบอกให้เราเป็นคนมองโลกในแง่ดี เพราะการมองโลกในแง่ดีเป็นคุณสมบัติสำคัญที่สุดที่ช่วยให้เราเป็นคนมีความสุข รวมถึงประสบความสำเร็จทั้งในชีวิตส่วนตัวและการทำงาน เพราะดูเหมือนว่าคนมองโลกในแง่ดีจะมีประสิทธิภาพเหนือกว่าคนอื่น ๆ ในทุก ๆ ด้าน

คนมองโลกในแง่ดีจะมีพฤติกรรมพิเศษ 4 อย่าง

  • พวกเขาหาแง่มุมดี ๆ ได้ในทุกสถานการณ์
  • พวกเขาได้บทเรียนล้ำค่าจากความล้มเหลว เพราะเชื่อว่า “ความล้มเหลวไม่ได้เกิดขึ้นเพื่อขัดขวาง แต่เพื่อชี้ทางให้เราต่างหาก”
  • พวกเขามองหาทางออกของทุก ๆ ปัญหา แทนที่จะเอาแต่บ่น พวกเขามุ่งเน้นที่การลงมือทำ
  • พวกเขาโฟกัสที่เป้าหมายของตัวเองอยู่เสมอ

ยิ่งคุณมีแรงจูงใจและสัมผัสได้ถึงพลังบวก คุณยิ่งกระหายที่จะเริ่มต้นและเดินหน้าต่อจนงานเสร็จลุล่วง

15 – เทคโนโลยีเป็นเจ้านายที่ยอดแย่

หากเราหมกมุ่นกับโลกออนไลน์มากเกินไปจนเสพติดมันก็จะทำให้เกิดผลเสียอย่างร้ายแรง แทนที่จะลุกจากเตียงหลังตื่นนอน เรากลับหยิบมือถือขึ้นมาเช็กทุกการแจ้งเตือน ทั้งที่ยังไม่ได้ไปฉี่ ไม่ได้กินน้ำ ไม่ได้กินมื้อเช้า หรือไม่ได้แปรงฟันเลยด้วยซ้ำ

ยิ่งเราติดโลกออนไลน์มากขึ้นเท่าไหร่ ยิ่งทำงานสำคัญเสร็จน้อยลงเท่านั้น ความเครียดจากงานที่คั่งค้างจะพอกพูนและเริ่มก่อตัวเป็นน้ำป่าไหลหลาก จนส่งผลต่อบุคลิก สุขภาพ และนิสัยการนอนในที่สุด ฉะนั้นใช้เวลาอยู่บนโลกออนไลน์ให้น้อยที่สุด แล้วเอาเวลามาทุ่มเทกับการทำงานแทน

16 – เทคโนโลยีเป็นทาสรับใช้ที่ยอดเยี่ยม

เทคโนโลยีเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราติดต่อสื่อสารกันสะดวกขึ้นก็จริง แต่การมีชื่อทางการติดต่อเป็นสิบ ๆ ช่องทางก็ดูจะมากเกินไป คอมพิวเตอร์ของคุณควรเปิดโปรแกรมสื่อสารเพียงโปรแกรมเดียวก็พอ ส่วนมือถือก็ควรปิดเสียง ปิดทุกการแจ้งเตือนขณะที่กำลังทำงาน

สำหรับเรื่องฉุกเฉินคุณควรมีเบอร์มือถือไว้อีกเบอร์ที่ให้เฉพาะคนที่คุณเลือกแล้วรู้เท่านั้น เช่น ลูก พ่อแม่ หรือหัวหน้างานเป็นต้น

การใช้แอพจัดตารางนัดหมาย หรือแอพ To do list ก็เป็นประโยชน์สำหรับใช้แทนกระดาษในการจดเป้าหมายของแต่ละวัน

สำหรับโซเชียลเน็ตเวิร์ค แทนที่เราจะโพสต์เรื่องน่าเบื่อซ้ำซาก ให้โพสต์เป้าหมายของตัวเองและอัพเดตความคืบหน้าแทน เพื่อที่เพื่อน ๆ ในนั้นจะได้รู้ว่าคุณกำลังพุ่งไปที่เป้าหมายหรือกำลังเฉื่อยชาอยู่ เป็นการกดดันตัวเองทางอ้อมเหมือนกัน

17 – ใช้ประโยชน์จากพลังแห่งการจดจ่อ

บางคนเชื่อว่าตัวเองทำหลายสิ่งพร้อมกันได้ แต่จริง ๆ แล้วเราจดจ่อได้กับสิ่งเดียวเท่านั้น การที่คุณกำลังนั่งทำงานอยู่แล้วแว๊บไปเล่นอินเตอร์เน็ต คุณต้องใช้เวลาถึง 17 นาทีกว่าจะดึงตัวเองกลับมาทำงานต่อได้อีกครั้ง ถ้าวันหนึ่งแว๊บหลายครั้ง แน่นอนว่างานไม่มีทางทำเสร็จแน่

เมื่อเริ่มต้นวันทำงานให้คุณเลือกงานที่สำคัญที่สุดมา 1 งาน แล้วตั้งใจทำอย่างไม่วอกแวกติดต่อกัน 90 นาที แล้วพักสั้น ๆ ได้ 15 นาที จากนั้นกลับไปทำงานต่ออีก 90 นาที

เมื่อคุณใช้เวลา 3 ชั่วโมงในตอนเช้าทำงานที่สำคัญเป็นอันดับแรกจนติดเป็นนิสัย ประสิทธิภาพการทำงานของคุณจะเพิ่มเป็น 2 เท่าเลยทีเดียว

18 – หั่นงานเป็นชิ้น ๆ

ตามหลักจิตวิทยา การจัดการกับงานใหญ่ไปทีละส่วนง่ายกว่าการพยายามทำให้เสร็จในคราวเดียว บ่อยครั้งที่คุณทำงานส่วนหนึ่งเสร็จ จะเกิดความรู้สึกอย่างทำงานส่วนอื่นต่ออีกสักหน่อย กว่าจะรู้ตัวคุณก็ทำงานใหญ่ไปเกือบเสร็จแล้ว

19 – สร้างช่วงเวลาขนาดใหญ่

บรรดาคนที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจะจัดกิจกรรมที่แน่นอนลงในช่วงเวลาต่าง ๆ ตามแผนประจำวันที่วางไว้ล่วงหน้า เช่น ตอนเช้า 10-11 โมง ใช้โทรฯสอบถามความพอใจของลูกค้า ตอบเมล์ ตอนเย็น 6 โมง ถึง 1 ทุ่ม แบ่งไว้ออกกำลังกาย ก่อนนอน 4-5 ทุ่มใช้อ่านหนังสือ เป็นต้น

หน้าที่ของเราคือใช้ประโยชน์จากเวลาให้รอบคอบ คุ้มค่าและสร้างสรรค์ เพื่อให้งานสำคัญเสร็จตรงตามเวลา

20 – สร้างสำนึกแห่งความเร่งด่วน

คนที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพจะใช้เวลาคิด วางแผน และจัดลำดับความสำคัญของงาน จากนั้นพวกเขาจะลงมือทำอย่างรวดเร็ว ราบรื่น ต่อเนื่อง และสม่ำเสมอ

เมื่อเราจดจ่ออยู่กับการทำงาน เราจะเข้าสู่ภาวะลื่นไหล ที่ทำให้เราเบิกบานและปลอดโปร่ง จะทำอะไรก็ถูกต้องแม่นยำไปเสียหมด แทบไม่ต้องใช้ความพยายามอะไรเลย

วิธีหนึ่งที่ช่วยกระตุ้นภาวะลื่นไหลให้เกิดขึ้นคือ “การสร้างสำนึกแห่งความเร่งรีบ” ซึ่งเป็นความปรารถนาจะเริ่มลงมือทำงานโดยด่วยที่สุด เปรียบเหมือนเรากำลังแข่งขันกับตัวเอง ซึ่งในตอนแรกเราอาจต้องใช้พลังมากหน่อยเพื่อเอาชนะความเฉยชา แต่หลังจากเริ่มต้นได้แล้ว การทำสิ่งนั้นต่อไปเรื่อย ๆ จะใช้พลังน้อยลงมาก

วิธีกระตุ้นตัวเองให้ลงมือทำคือ พูดกับตัวเองซ้ำ ๆ ว่า “ทำเดี๋ยวนี้! ทำเดี๋ยวนี้! ทำเดี๋ยวนี้!” ถ้าวอกแวกก็ให้พูดกับตัวเองซ้ำ ๆ ว่า “กลับไปทำงาน! กลับไปทำงาน! กลับไปทำงาน!”

21 – แน่วแน่กับงานทุกอย่างที่ทำ

มีการประเมินว่า นิสัยทำ ๆ หยุด ๆ อาจยืดเวลาในการทำงานออกไปมากถึง 500% เมื่อเทียบกับเวลาที่ควรใช้จริง ๆ เพราะทุกครั้งที่วอกแวกแล้วจะกลับไปทำงานต่อ เราต้องเสียเวลามานั่งนึกว่าเมื่อกี้ทำไปถึงไหนแล้ว ต้องทำอะไรต่อ

การสร้างวินัยให้ตัวเองทำงานอย่างแน่วแน่ไม่มีหยุด ยิ่งทำให้เราเข้าใกล้ “จุดสูงสุดของเส้นกราฟแห่งประสิทธิภาพ” แต่เมื่อใดที่เราหยุดทำงาน เท่ากับว่าได้ตัดวงจรการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพทิ้งไป และถอยไปอยู่จุดต่ำสุดของเส้นกราฟแห่งประสิทธิภาพ